چگونه پروپوزال بنویسیم؟

پروپازال نویسی

به قلم:Researcheditor انتشار: 1399/09/17

1) با یک workshop آغاز کنید.

با گرد هم آوردن اسپانسرهای اصلی، مشتریان و اعضای تیم اجرای طرح در یک جلسه الزامات طرح را شناسایی کرده و راه حل های ایده آل را تعیین کنید.

برگزاری این جلسه تعریف یک افق برای طرح را تسهیل می کند. بنابراین شما یک جهت مشخص رو به جلو خواهید داشت. با دانستن الزامات، راه حل و افق طرح، شما راه دیگری به جز اتمام موفق طرح نخواهید داشت.

2) نقشه راه طرح را تعریف کنید.

بعد از آن شما باید به وسیله ایجاد یک زمان بندی کلی یک نقشه راه برای طرح تعریف کنید. در برنامه زمان بندی، همه فعالیت های سطح بالایی که برای موفقیت طرح بحرانی هستند را لحاظ کنید. سپس تاریخ انجام هر فعالیت را به آن اضافه کنید، به صورتی که به طور تقریبی بدانید چه کاری در چه زمانی باید انجام شود.

این یک نقشه راه سطح بالا برای طرح است، نه یک برنامه جزیی که ساعات طرح را نیز مشخص کرده باشد. این نقشه راه باید به تأیید کارفرما یا اسپانسر طرح برسد. بلافاصله پس از تأیید باید قدم بعدی را بردارید.

3) این همه چیز درباره تحویل شدنی هاست!

در گام بعدی برنامه تأیید شده را به اجزای کوچکتر که همان تحویل شدنی ها هستند تجزیه کنید، به طوری که با تولید همه تحویل شدنی هایی که در برنامه به آنها اشاره شده، طرح شما تکمیل گردد.

تحویل شدنی ها را کمی بیشتر تشریح کنید؛ به گونه ای که مشخصات آنها برای همه واضح باشد و در زمان شروع طرح افراد نتوانند بر روی آن بحث کنند.

داشتن تحویل شدنی هایی که دقیق تعریف شده اند به شما کمک می کند محدوده طرح را مدیریت کنید و در مسیر اجرای طرح تغییرات را کنترل نمایید.

4) منابع و بودجه شما

سپس شما باید منابع و بودجه ای که برای تولید تحویل شدنی ها _که در مرحله قبل تعریف شد_ نیاز دارید را مشخص کنید. همه افراد، ماشین آلات و مصالح مورد نیاز خود را فهرست کنید و پس از آن که هزینه منابع را مشخص کردید، با تجمیع هزینه ها به بودجه مورد نیاز طرح برسید.

اکثر افراد علاقه دارند 10 الی 20 درصد هزینه احتمالی به بودجه اضافه کنند تا ریسک موارد غیرقابل پیش بینی که ممکن است در طول طرح اتفاق بیفتد را کاهش دهند.

5) گزارش دهی

ایجاد ارتباط روشن با ارکان طرح و گزارش دهی به آنها در زمان های مشخص از ضرورت های طرح پس از استارت خوردن آن است. پس تشریح کنید که چگونه می خواهید این کار را انجام دهید.

آیا با تیم طرح جلسات منظم دارید؟ آیا وضعیت طرح را به ذینفعان گزارش می کنید؟ آیا از یک سیستم آنلاین برای توزیع اطلاعات و گزارشات استفاده می کنید؟

در نهایت معیارهای کلیدی موفقیت طرح را فهرست کنید تا هرکسی بداند پس از تکمیل طرح میزان موفقیت آن چگونه اندازه گیری می شود.

همه اطلاعات پیش گفته را جمع آوری کرده آنها را در پروپوزال طرح بنویسید و جهت تأیید به کارفرما ارائه دهید. پس از امضای آن، شما در مسیر تکمیل موفق طرح قرار گرفته اید.